Η επιλογή νέου λογισμικού αποτελεί σημαντική απόφαση για κάθε σύγχρονο κατάλυμα. Ωστόσο, η αξιολόγηση συχνά περιορίζεται στο κόστος της συνδρομής. Αυτή η προσέγγιση δεν αποτυπώνει πάντα την πραγματική αξία της επένδυσης. Ένα PMS, ένα Channel Manager ή μια Booking Engine μπορεί να μειώσει τον χρόνο διαχείρισης. Παράλληλα, μπορεί να περιορίσει τα λάθη και να ενισχύσει τις απευθείας κρατήσεις. Επομένως, η απόδοση επένδυσης σε λογισμικό πρέπει να εξετάζει τόσο το κόστος όσο και τα συνολικά οφέλη. Με τον σωστό υπολογισμό, η επιχείρηση μπορεί να λάβει μια πιο ασφαλή και τεκμηριωμένη απόφαση.

Τι σημαίνει απόδοση επένδυσης σε λογισμικό;

Η απόδοση επένδυσης, γνωστή και ως ROI, δείχνει αν μια επένδυση δημιουργεί μεγαλύτερη αξία από το κόστος της. Ουσιαστικά, συγκρίνει το οικονομικό όφελος με το συνολικό ποσό που δαπάνησε η επιχείρηση.

Ο βασικός τύπος υπολογισμού είναι ο εξής:

ROI (%) = [(Συνολικό όφελος – Συνολικό κόστος) ÷ Συνολικό κόστος] × 100

Για παράδειγμα, ένα κατάλυμα επενδύει 2.000 ευρώ σε λογισμικό μέσα σε έναν χρόνο. Από τη χρήση του προκύπτει συνολικό όφελος 5.000 ευρώ.

Ο υπολογισμός διαμορφώνεται ως εξής:

[(5.000 – 2.000) ÷ 2.000] × 100 = 150%

Στο συγκεκριμένο παράδειγμα, η επένδυση απέφερε καθαρό όφελος ίσο με το 150% του αρχικού κόστους.

Ποια οφέλη πρέπει να συμπεριλάβετε;

Ορισμένα οφέλη αποτυπώνονται εύκολα σε χρήματα. Άλλα, όμως, αφορούν την εξοικονόμηση χρόνου και την καλύτερη λειτουργία. Γι’ αυτό, η επιχείρηση πρέπει να εξετάσει διαφορετικές πηγές απόδοσης. Οι σημαντικότερες αφορούν τα έσοδα, το λειτουργικό κόστος και την παραγωγικότητα.

Περισσότερες απευθείας κρατήσεις

Μια Booking Engine μπορεί να διευκολύνει τις κρατήσεις μέσα από την ιστοσελίδα του καταλύματος. Έτσι, η επιχείρηση μειώνει την εξάρτησή της από τρίτα κανάλια. Για να υπολογίσετε το όφελος, συγκρίνετε τις απευθείας κρατήσεις πριν και μετά την εφαρμογή του λογισμικού. Παράλληλα, υπολογίστε τη διαφορά στις προμήθειες. Για παράδειγμα, το κατάλυμα κερδίζει 20 επιπλέον απευθείας κρατήσεις μέσα σε έναν χρόνο. Αν εξοικονομεί 35 ευρώ ανά κράτηση, το συνολικό όφελος φτάνει τα 700 ευρώ.

Εξοικονόμηση χρόνου εργασίας

Η αυτοματοποίηση μειώνει τις επαναλαμβανόμενες καταχωρίσεις και τους καθημερινούς ελέγχους. Επομένως, η ομάδα διαθέτει περισσότερο χρόνο για την εξυπηρέτηση των επισκεπτών. Για να μετατρέψετε αυτό το όφελος σε οικονομική αξία, καταγράψτε τις ώρες που εξοικονομούνται κάθε μήνα. Στη συνέχεια, πολλαπλασιάστε τις με το αντίστοιχο ωριαίο κόστος. Αν η ομάδα εξοικονομεί 25 ώρες τον μήνα, υπολογίστε 300 ώρες τον χρόνο. Με κόστος 10 ευρώ ανά ώρα, το ετήσιο όφελος φτάνει τα 3.000 ευρώ.

Μείωση λαθών και διπλοκρατήσεων

Μια λανθασμένη καταχώριση μπορεί να δημιουργήσει σημαντικό οικονομικό κόστος. Για παράδειγμα, μια διπλοκράτηση ίσως απαιτήσει μεταφορά του επισκέπτη σε άλλο κατάλυμα. Παράλληλα, τα λάθη μπορεί να προκαλέσουν επιστροφές χρημάτων ή αρνητικές αξιολογήσεις. Συνεπώς, η πρόληψή τους αποτελεί μετρήσιμο οικονομικό όφελος. Εξετάστε πόσο κόστισαν αντίστοιχα περιστατικά κατά την προηγούμενη περίοδο. Στη συνέχεια, συγκρίνετε τα στοιχεία μετά την εφαρμογή του λογισμικού. 

Καλύτερη αξιοποίηση της διαθεσιμότητας

Ένα Channel Manager ενημερώνει τα συνδεδεμένα κανάλια με βάση την τρέχουσα διαθεσιμότητα. Έτσι, το κατάλυμα μπορεί να διαθέτει τα δωμάτιά του με μεγαλύτερη ακρίβεια. Παράλληλα, μειώνεται η πιθανότητα να παραμένουν διαθέσιμα δωμάτια κλειστά σε κάποιο κανάλι. Το αποτέλεσμα μπορεί να είναι περισσότερες κρατήσεις και υψηλότερη πληρότητα. Η επιχείρηση μπορεί να συγκρίνει την πληρότητα και τα έσοδα ανά διαθέσιμο δωμάτιο. Ωστόσο, πρέπει να εξετάζει αντίστοιχες περιόδους και παρόμοιες συνθήκες ζήτησης.

Παράδειγμα υπολογισμού για ένα κατάλυμα

Ένα μικρό κατάλυμα επενδύει σε PMS, Channel Manager και Booking Engine. Το συνολικό ετήσιο κόστος των υπηρεσιών φτάνει τα 500 ευρώ.

Μέσα στον ίδιο χρόνο καταγράφει:

• 400 ευρώ από εξοικονόμηση προμηθειών.
• 500 ευρώ από εξοικονόμηση χρόνου.
• 250 ευρώ από τη μείωση λαθών.
• 350 ευρώ από επιπλέον κρατήσεις.

Το συνολικό ετήσιο όφελος φτάνει τα 1.500 ευρώ. Επομένως, ο υπολογισμός διαμορφώνεται ως εξής:

[(1.500 – 500) ÷ 500] × 100 = 200%

Αυτό σημαίνει ότι το καθαρό όφελος αντιστοιχεί στο 200% του συνολικού κόστους. Επιπλέον, κάθε ευρώ επένδυσης δημιούργησε συνολική αξία τριών ευρώ.

Το παράδειγμα είναι ενδεικτικό. Κάθε κατάλυμα πρέπει να χρησιμοποιεί τα δικά του πραγματικά δεδομένα.

Σε πόσο χρόνο αποσβένεται η επένδυση;

Εκτός από το ROI, χρήσιμος είναι και ο χρόνος απόσβεσης. Ο συγκεκριμένος δείκτης δείχνει πόσο γρήγορα καλύπτεται το αρχικό κόστος. Ο βασικός τύπος είναι:

Χρόνος απόσβεσης = Συνολικό κόστος ÷ Μέσο μηνιαίο όφελος

Αν το λογισμικό κοστίζει 500 ευρώ και δημιουργεί μέσο μηνιαίο όφελος 125 ευρώ, η επένδυση αποσβένεται σε τέσσερις μήνες. Ωστόσο, τα οφέλη δεν εμφανίζονται πάντα αμέσως. Η εκπαίδευση και η προσαρμογή της ομάδας μπορεί να χρειαστούν χρόνο. 

Οφέλη που δεν αποτυπώνονται εύκολα σε αριθμούς

Η απόδοση επένδυσης σε λογισμικό δεν περιορίζεται μόνο στα άμεσα οικονομικά αποτελέσματα. Υπάρχουν και ποιοτικά οφέλη που επηρεάζουν τη συνολική λειτουργία. Η ταχύτερη πρόσβαση στις πληροφορίες βοηθά την ομάδα να ανταποκρίνεται καλύτερα. Παράλληλα, η κοινή εικόνα των κρατήσεων βελτιώνει τη συνεργασία μεταξύ των τμημάτων. Επιπλέον, ένα οργανωμένο σύστημα μπορεί να προσφέρει:

• Ταχύτερη εξυπηρέτηση των επισκεπτών.
• Καλύτερη επικοινωνία μεταξύ των εργαζομένων.
• Αποτελεσματικότερη διαχείριση ειδικών αιτημάτων.
• Πρόσβαση στα στοιχεία από διαφορετικές τοποθεσίες.
• Μεγαλύτερη ασφάλεια στις καθημερινές διαδικασίες.
• Αξιόπιστες αναφορές για τη λήψη αποφάσεων.

Αυτά τα οφέλη δεν μετατρέπονται πάντα άμεσα σε έσοδα. Ωστόσο, ενισχύουν την ποιότητα των υπηρεσιών και την ανταγωνιστικότητα του καταλύματος.

Συχνά λάθη κατά τον υπολογισμό του ROI

Ένα συχνό λάθος είναι η εξέταση μόνο της τιμής του λογισμικού. Η χαμηλότερη συνδρομή δεν σημαίνει απαραίτητα και καλύτερη επένδυση. Αντίστοιχα, αρκετές επιχειρήσεις υπολογίζουν μόνο την αύξηση των εσόδων. Ωστόσο, αγνοούν την εξοικονόμηση χρόνου και τη μείωση των λαθών. Επιπλέον, δεν πρέπει να αποδίδεται κάθε θετική αλλαγή αποκλειστικά στο λογισμικό. Η ζήτηση, οι τιμές και η προβολή επηρεάζουν επίσης την απόδοση. Τέλος, η αξιολόγηση δεν πρέπει να πραγματοποιείται μία μόνο φορά. Οι ανάγκες του καταλύματος αλλάζουν, όπως και ο τρόπος χρήσης της πλατφόρμας.

Μετρήστε την πραγματική αξία της επένδυσης

Η απόδοση επένδυσης σε λογισμικό βοηθά τα καταλύματα να αξιολογούν κάθε τεχνολογική επιλογή με μεγαλύτερη ακρίβεια. Ο υπολογισμός πρέπει να περιλαμβάνει το συνολικό κόστος και τα μετρήσιμα οφέλη. Παράλληλα, πρέπει να εξετάζει την εξοικονόμηση χρόνου, τη μείωση λαθών και τη βελτίωση της εξυπηρέτησης. Έτσι, η επιχείρηση αποκτά ολοκληρωμένη εικόνα της πραγματικής αξίας. Η σωστή τεχνολογία δεν αποτελεί απλώς ένα ακόμη λειτουργικό έξοδο. Αντίθετα, μπορεί να γίνει εργαλείο ανάπτυξης, καλύτερης οργάνωσης και πιο αποδοτικής διαχείρισης.

Θέλετε να αξιολογήσετε πώς ένα σύγχρονο λογισμικό μπορεί να υποστηρίξει το κατάλυμά σας; Επικοινωνήστε με την ομάδα του BookOnCloud και ανακαλύψτε τις λύσεις που ανταποκρίνονται στις πραγματικές ανάγκες της επιχείρησής σας.

The post Πώς να υπολογίσετε την απόδοση μιας επένδυσης σε λογισμικό; appeared first on BookOnCloud.