Η άφιξη στο κατάλυμα αποτελεί μία από τις πρώτες εμπειρίες του επισκέπτη. Ωστόσο, η αναμονή στη ρεσεψιόν και η συμπλήρωση στοιχείων μπορεί να προκαλέσουν καθυστερήσεις. Το contactless check-in προσφέρει μια πιο γρήγορη και ευέλικτη εναλλακτική. Μέσα από μια ψηφιακή διαδικασία, ο ταξιδιώτης μπορεί να καταχωρίσει τα στοιχεία του πριν από την άφιξη. Ανάλογα με το κατάλυμα, μπορεί επίσης να λάβει οδηγίες πρόσβασης ή ψηφιακό κλειδί. Έτσι, η επιχείρηση περιορίζει τις επαναλαμβανόμενες εργασίες. Παράλληλα, ο επισκέπτης αποκτά μεγαλύτερο έλεγχο στην άφιξή του. Τι είναι, όμως, το contactless check-in και γιατί γίνεται ολοένα πιο σημαντικό για τα σύγχρονα καταλύματα;

Τι είναι το contactless check-in;

Το contactless check-in, γνωστό και ως ανέπαφο check-in, είναι η ψηφιακή ολοκλήρωση της διαδικασίας άφιξης. Ο επισκέπτης δεν χρειάζεται να συμπληρώσει έντυπα στη ρεσεψιόν ή να περιμένει την καταχώριση των στοιχείων του. Πριν φτάσει στο κατάλυμα, λαμβάνει συνήθως έναν σύνδεσμο μέσω email ή μηνύματος. Μέσα από αυτόν μπορεί να καταχωρίσει τις απαραίτητες πληροφορίες και να αποδεχτεί τους όρους διαμονής. Η ακριβής διαδικασία διαφέρει ανάλογα με την υποδομή της επιχείρησης. Σε ορισμένες περιπτώσεις, το contactless check-in ολοκληρώνεται με την αποστολή κωδικού εισόδου. Σε άλλες, ο επισκέπτης παραλαμβάνει το κλειδί από προκαθορισμένο σημείο. Επομένως, το ανέπαφο check-in δεν σημαίνει απαραίτητα ότι απουσιάζει το προσωπικό. Σημαίνει ότι τα τυπικά στάδια της άφιξης πραγματοποιούνται ψηφιακά.

Πώς λειτουργεί το ανέπαφο check-in;

Η διαδικασία μπορεί να προσαρμοστεί στις ανάγκες κάθε ξενοδοχείου ή τουριστικού καταλύματος. Συνήθως περιλαμβάνει τα ακόλουθα στάδια:

1. Ο επισκέπτης πραγματοποιεί την κράτησή του.
2. Λαμβάνει έναν ασφαλή σύνδεσμο πριν από την άφιξη.
3. Συμπληρώνει τα απαραίτητα προσωπικά στοιχεία.
4. Ενημερώνει το κατάλυμα για την εκτιμώμενη ώρα άφιξης.
5. Αποδέχεται τους όρους διαμονής, όπου απαιτείται.
6. Λαμβάνει οδηγίες πρόσβασης ή παραλαβής κλειδιού.
7. Η επιχείρηση ενημερώνεται ότι η διαδικασία ολοκληρώθηκε.

Όταν το σύστημα συνδέεται με το PMS, τα στοιχεία μπορούν να αντιστοιχίζονται αυτόματα στην κράτηση. Έτσι, περιορίζεται η ανάγκη για επαναλαμβανόμενες καταχωρίσεις.

Γιατί οι ταξιδιώτες επιλέγουν το contactless check-in;

Οι ταξιδιώτες έχουν εξοικειωθεί με τις ψηφιακές υπηρεσίες σε πολλές πλευρές της καθημερινότητάς τους. Για αυτό αναζητούν αντίστοιχη ευκολία και κατά τη διαμονή τους.

Μικρότερη αναμονή κατά την άφιξη

Μετά από ένα μεγάλο ταξίδι, οι επισκέπτες θέλουν να μπουν γρήγορα στο δωμάτιό τους. Η αναμονή στη ρεσεψιόν μπορεί να επηρεάσει αρνητικά την πρώτη εντύπωση. Το contactless check-in επιτρέπει την ολοκλήρωση των περισσότερων διαδικασιών εκ των προτέρων. Επομένως, η άφιξη γίνεται πιο γρήγορη και οργανωμένη.

Ευελιξία στην ώρα άφιξης

Οι καθυστερήσεις στις πτήσεις και στις μετακινήσεις δεν είναι πάντα προβλέψιμες. Αυτό μπορεί να δυσκολέψει ιδιαίτερα τα καταλύματα χωρίς 24ωρη ρεσεψιόν. Η ψηφιακή διαδικασία προσφέρει μεγαλύτερη ευελιξία. Ο επισκέπτης μπορεί να φτάσει αργότερα, εφόσον έχει λάβει τις κατάλληλες οδηγίες πρόσβασης.

Διαχείριση από το κινητό

Οι ταξιδιώτες χρησιμοποιούν ήδη το κινητό τους για κρατήσεις, εισιτήρια και χάρτες. Η δυνατότητα check-in από την ίδια συσκευή δημιουργεί μια πιο ομαλή ταξιδιωτική εμπειρία. Δεν χρειάζεται να εκτυπώσουν έγγραφα ή να αναζητήσουν πληροφορίες την τελευταία στιγμή. Όλα μπορούν να βρίσκονται συγκεντρωμένα σε ένα ψηφιακό μήνυμα.

Περισσότερος έλεγχος της διαδικασίας

Ο επισκέπτης μπορεί να συμπληρώσει τα στοιχεία του όταν τον εξυπηρετεί. Παράλληλα, έχει χρόνο να ελέγξει τις πληροφορίες πριν από την υποβολή τους. Αυτό μειώνει την πίεση που μπορεί να δημιουργηθεί στη ρεσεψιόν, ιδιαίτερα όταν φτάνουν πολλοί επισκέπτες ταυτόχρονα.

Λιγότερες περιττές επαφές

Ορισμένοι ταξιδιώτες προτιμούν την αυτονομία και τις περιορισμένες τυπικές διαδικασίες. Αυτό δεν σημαίνει ότι αποφεύγουν την ανθρώπινη εξυπηρέτηση. Αντίθετα, θέλουν να επικοινωνούν με το προσωπικό όταν χρειάζονται πραγματική βοήθεια. Το contactless check-in αφαιρεί ένα διοικητικό στάδιο χωρίς να καταργεί τη φιλοξενία.

Ποια είναι τα οφέλη για το κατάλυμα;

Το contactless check-in δεν εξυπηρετεί μόνο τους επισκέπτες. Μπορεί να βελτιώσει σημαντικά και την καθημερινή λειτουργία της επιχείρησης.

Λιγότερες επαναλαμβανόμενες εργασίες

Η καταχώριση στοιχείων, η ενημέρωση των αφίξεων και η αποστολή οδηγιών απαιτούν χρόνο. Όταν αυτές οι διαδικασίες οργανώνονται ψηφιακά, το προσωπικό αποφεύγει αρκετές χειροκίνητες ενέργειες. Έτσι, μπορεί να επικεντρωθεί στην υποδοχή, στην εξυπηρέτηση και στις ανάγκες των επισκεπτών.

Περιορισμός των λαθών

Οι χειρόγραφες φόρμες και οι επαναλαμβανόμενες καταχωρίσεις αυξάνουν την πιθανότητα λάθους. Μια οργανωμένη ψηφιακή διαδικασία βοηθά στη συλλογή πιο ευανάγνωστων και ολοκληρωμένων στοιχείων. Η σύνδεση με το PMS μπορεί επίσης να περιορίσει τη μεταφορά πληροφοριών μεταξύ διαφορετικών συστημάτων.

Καλύτερη διαχείριση των αφίξεων

Η εκτιμώμενη ώρα άφιξης βοηθά την ομάδα να οργανώσει καλύτερα την ημέρα της. Το προσωπικό γνωρίζει ποιοι επισκέπτες έχουν ολοκληρώσει το check-in και ποιοι χρειάζονται υπενθύμιση. Παράλληλα, το κατάλυμα μπορεί να προγραμματίσει αποτελεσματικότερα την προετοιμασία των δωματίων.

Ταχύτερη εξυπηρέτηση στη ρεσεψιόν

Σε ένα ξενοδοχείο με πολλές ταυτόχρονες αφίξεις, το ψηφιακό check-in μειώνει τον φόρτο της υποδοχής. Οι εργαζόμενοι δεν χρειάζεται να επαναλαμβάνουν την ίδια διαδικασία για κάθε κράτηση. Αυτό δημιουργεί περισσότερο χρόνο για προσωπική επικοινωνία και χρήσιμες πληροφορίες σχετικά με τη διαμονή.

Βελτιωμένη εμπειρία επισκέπτη

Μια εύκολη άφιξη μπορεί να ενισχύσει τη συνολική εικόνα του καταλύματος. Ο επισκέπτης αντιλαμβάνεται ότι η επιχείρηση σέβεται τον χρόνο του και χρησιμοποιεί σύγχρονες διαδικασίες. Η θετική πρώτη εντύπωση μπορεί να επηρεάσει την ικανοποίηση, την αξιολόγηση και την πιθανότητα επανάληψης της κράτησης.

Σε ποια καταλύματα μπορεί να εφαρμοστεί;

Το contactless check-in μπορεί να χρησιμοποιηθεί από διαφορετικούς τύπους καταλυμάτων. Η εφαρμογή του, όμως, πρέπει να προσαρμόζεται στον τρόπο λειτουργίας κάθε επιχείρησης.

Μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για:

• Ξενοδοχεία με μεγάλο αριθμό καθημερινών αφίξεων.
• Ενοικιαζόμενα δωμάτια και διαμερίσματα.
• Βίλες και τουριστικές κατοικίες.
• Καταλύματα χωρίς 24ωρη υποδοχή.
• Επιχειρήσεις που διαχειρίζονται μονάδες σε διαφορετικά σημεία.
• Καταλύματα με συχνές αφίξεις εκτός ωραρίου.

Ένα μεγάλο ξενοδοχείο μπορεί να το χρησιμοποιήσει για να αποσυμφορήσει τη ρεσεψιόν. Αντίστοιχα, ένας μικρός ξενώνας μπορεί να εξυπηρετεί καλύτερα τις καθυστερημένες αφίξεις.

Contactless check-in και προσωπική εξυπηρέτηση

Μία συχνή ανησυχία είναι ότι η αυτοματοποίηση θα κάνει την εμπειρία απρόσωπη. Ωστόσο, το contactless check-in δεν χρειάζεται να αντικαταστήσει την ανθρώπινη επικοινωνία. Η τεχνολογία μπορεί να αναλάβει τις τυπικές διαδικασίες. Το προσωπικό, από την άλλη πλευρά, μπορεί να προσφέρει ουσιαστική βοήθεια, προτάσεις και εξατομικευμένη εξυπηρέτηση. Για παράδειγμα, ο επισκέπτης μπορεί να συμπληρώσει ψηφιακά τα στοιχεία του. Κατά την άφιξη, όμως, η ομάδα μπορεί να τον καλωσορίσει και να τον ενημερώσει για τις υπηρεσίες. Με αυτόν τον τρόπο, η τεχνολογία υποστηρίζει τη φιλοξενία χωρίς να περιορίζει τον ανθρώπινο χαρακτήρα της.

Τι πρέπει να προσέξει ένα κατάλυμα;

Η επιτυχία του contactless check-in εξαρτάται από την απλότητα και την αξιοπιστία της διαδικασίας.

Απλές και σαφείς οδηγίες

Ο επισκέπτης πρέπει να γνωρίζει ακριβώς τι χρειάζεται να κάνει. Τα μηνύματα πρέπει να είναι σύντομα, κατανοητά και διαθέσιμα στη γλώσσα του. Οι οδηγίες πρόσβασης πρέπει επίσης να περιγράφουν όλα τα απαραίτητα βήματα.

Ασφαλής διαχείριση δεδομένων

Η διαδικασία περιλαμβάνει προσωπικές πληροφορίες των επισκεπτών. Γι’ αυτό, το κατάλυμα πρέπει να χρησιμοποιεί αξιόπιστα συστήματα και ασφαλείς συνδέσμους. Παράλληλα, πρέπει να συλλέγει μόνο τα στοιχεία που είναι απαραίτητα για τη νόμιμη και ομαλή ολοκλήρωση της διαμονής. 

Εναλλακτική επιλογή check-in

Δεν έχουν όλοι οι ταξιδιώτες την ίδια εξοικείωση με την τεχνολογία. Επιπλέον, μπορεί να προκύψει πρόβλημα σύνδεσης ή συσκευής. Επομένως, η επιχείρηση πρέπει να διαθέτει έναν εναλλακτικό τρόπο εξυπηρέτησης. Το προσωπικό πρέπει να μπορεί να βοηθήσει όταν ο επισκέπτης δεν ολοκληρώνει μόνος του τη διαδικασία.

Σύνδεση με τις υπόλοιπες λειτουργίες

Ένα μεμονωμένο εργαλείο μπορεί να δημιουργήσει επιπλέον εργασία, εάν δεν επικοινωνεί με τα υπόλοιπα συστήματα. Αντίθετα, η σύνδεση με PMS προσφέρει πιο ολοκληρωμένη εικόνα των αφίξεων. Έτσι, η επιχείρηση μπορεί να αποφύγει τις διπλές καταχωρίσεις και τις αποσπασματικές πληροφορίες.

Πώς να οργανώσετε σωστά το contactless check-in

Η εφαρμογή δεν χρειάζεται να γίνει απότομα. Το κατάλυμα μπορεί να ξεκινήσει με μια απλή ψηφιακή φόρμα πριν από την άφιξη. Στη συνέχεια, μπορεί να προσθέσει αυτοματοποιημένα μηνύματα, οδηγίες πρόσβασης και ενημερώσεις για τις υπηρεσίες. Είναι επίσης σημαντικό να ελέγχεται τακτικά η εμπειρία από την πλευρά του επισκέπτη. Η διαδικασία πρέπει να περιλαμβάνει μόνο όσα είναι απαραίτητα. Μια μεγάλη ή περίπλοκη φόρμα μπορεί να οδηγήσει τον ταξιδιώτη στην εγκατάλειψή της. Τέλος, η ομάδα πρέπει να γνωρίζει πώς λειτουργεί το σύστημα. Έτσι, μπορεί να παρέχει άμεση βοήθεια όταν προκύπτει κάποια δυσκολία.

Μια πιο εύκολη άφιξη για κάθε επισκέπτη

Το contactless check-in αποτελεί μια πρακτική λύση για τη σύγχρονη φιλοξενία. Προσφέρει ταχύτερη άφιξη, μεγαλύτερη ευελιξία και λιγότερες τυπικές διαδικασίες. Για το κατάλυμα, μπορεί να μειώσει τον χρόνο διαχείρισης και να βελτιώσει την οργάνωση των αφίξεων. Παράλληλα, επιτρέπει στο προσωπικό να επικεντρώνεται περισσότερο στην ουσιαστική εξυπηρέτηση. Η επιτυχία του δεν εξαρτάται μόνο από την τεχνολογία. Χρειάζονται σαφείς οδηγίες, ασφαλής διαχείριση δεδομένων και διαθέσιμη υποστήριξη. Όταν αυτά συνδυάζονται σωστά, το ανέπαφο check-in δημιουργεί μια πιο ομαλή εμπειρία για όλους.

Θέλετε να οργανώσετε καλύτερα τις αφίξεις και τη διαχείριση του καταλύματός σας;

Επικοινωνήστε με την ομάδα του BookOnCloud και ανακαλύψτε πώς οι σύγχρονες ψηφιακές λύσεις μπορούν να απλοποιήσουν την καθημερινή λειτουργία της επιχείρησής σας.

The post Contactless check-in: Τι είναι και γιατί το ζητούν οι ταξιδιώτες; appeared first on BookOnCloud.